Il Garante per la privacy vieta ad una società il controllo totale e la conservazione illimitata delle email dei dipendenti


Il Garante per la privacy, tramite comunicato, ha vietato alla società Sicily by Car S.p.A., il trattamento dei dati personali effettuato sulle email aziendali dei dipendenti in violazione della normativa sulla protezione dei dati e della disciplina lavoristica. La società potrà adesso solo conservare quei dati solo ai fini di tutelare i propri diritti per il giudizio pendente.

L’autorità ha effettuato i controlli dopo un reclamo da parte di un dipendente della società Sicily by Car S.p.A ed è arrivata alla conclusione che i dati personali contenuti nelle email in entrata e in uscita, di qualsivoglia natura, scambiate dal lavoratore con alcuni colleghi e collaboratori, venivano trattate in modo illecito. Tutti i dati personali raccolti dalla società erano utilizzati per ricostruire informazioni a cui era seguito il licenziamento di un dipendente, poi annullato dal giudice del lavoro.

Il Garante per la privacy ha rilevato numerosi e gravi violazioni nel comportamento della società. Infatti essa non ha fornito ai dipendenti alcuna informazione riguardo le modalità e finalità di raccolta e riguardo la conservazione dei dati relativi all’uso della posta elettronica, né attraverso informative individualizzate né mediante l’ausilio della policy aziendale. Comportamento in contrasto con l’obbligo da parte di Sicily by Car di informare i lavoratori riguardo le caratteristiche dei trattamenti effettuati, comprendente le operazioni che possono svolgere gli amministratori di sistema, come l’accesso ai contenuti delle email.

La società, inoltre, contrariamente alle norme della disciplina di settore, conservava continuamente i dati esterni e il contenuto di tutte le email scambiate dai dipendenti per l’intera durata del rapporto di lavoro e anche dopo la sua interruzione, violando così i principi di liceità, necessità e proporzionalità stabiliti dal Codice privacy. Sicily by Car, secondo il Garante, avrebbe dovuto, per agire in modo corretto, predisporre dei sistemi di gestione documentale in grado di individuare selettivamente i documenti che avrebbero dovuto essere progressivamente archiviati.

   

Per questo l’Autorità si riserva di applicare delle sanzioni amministrative per il comportamento della società Sicily by Car S.p.A.

 

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